Asistente de Bienes y Servicios

1. Propósito de la posición

Ejecutar las actividades requeridas para el proceso de compras de Bienes y Servicios de la empresa, asegurando el cumplimiento de la política, optimización de los recursos, calidad de los productos y control del presupuesto.

2. Actividades Específicas

1. Recibir las solicitudes de compras de bienes y servicios, realizadas por los usuarios de las diferentes áreas.
2. Gestionar las cotizaciones para las solicitudes de bienes y servicios requerido para las compras recurrentes y las no recurrentes, asegurando las mejores condiciones para la compañía.
3. Procesar las solicitudes de compras de bienes y servicios, de acuerdo con el proceso establecido para el sistema Oracle.
4. Cumplir con el registro de las solicitudes en el sistema Oracle, esto incluye cerrar el ciclo una vez la Orden de Compra este aprobada.
5. Gestionar el proceso de recepción de Ordenes de Compra en el sistema Oracle.

a. Continuación Actividades Específicas

6.Realizar la solicitud y seguimiento para la apertura de los proveedores, en el sistema Oracle.

7.Procesar los documentos requeridos para el pago de los bienes o servicios, a través del Oracle y el File On, asegurando que se cumpla con los lineamientos establecidos para el proceso de pago.

8.Coordinar las entregas de los bienes y servicios, velando que se cumplan con los tiempos establecidos.

9.Realizar el proceso de recepción física del bien y/o servicio, certificando que dicha recepción cumple con las condiciones de compra.

10.Dar seguimiento a las devoluciones de los productos y/o servicios que no cumplen con las condiciones contratadas.

b. Continuación Actividades Específicas

11.Gestionar en el sistema la creación del código NIR y solicitar al equipo de Product Hubb la creación de los códigos ByS, así como su respectivo seguimiento.

12.Mantener actualizados los expedientes de cada uno de los proveedores de bienes y servicios.

13.Cumplir con la entrega oportuna de los requerimientos de la Auditoría Interna y Externa.

14.Cualquier asignación solicitada por la jefatura.

c. Continuación Actividades Específicas

6. Contexto

a. Desafíos

• Lograr que el proceso de compras a través de Bienes y Servicios se cumpla en el menor tiempo posible, garantizando en todo momento contar con el mejor precio, servicio, calidad, y cumplimiento de nuestras políticas.

Conocimientos, experiencia y habilidades

Preparación Académica

Cursando estudios universitarios en Administración de Empresa, Contabilidad, Mercadeo o afines.

Experiencia Laboral

Experiencia en departamento de compras, servicio al cliente, administración, recepción.

Competencias

Requisitos Adicionales

Microsoft Office intermedio