Pasantía Analista de documentación

ACTIVIDADES ESPECÍFICAS

• Cargar las fichas de procesos existentes en el repositorio documental definido para el Centro de Servicios Compartidos (CSC), respetando la estructura y nomenclatura establecida.
• Revisar el control de versiones de cada ficha antes de su carga, asegurando que la fecha de creación y las actualizaciones se registren correctamente.
• Validar que la información contenida en las fichas esté alineada con los servicios definidos dentro del catálogo del CSC.
• Extraer de cada ficha los riesgos operativos documentados y registrarlos en el archivo maestro de control correspondiente.
• Extraer los indicadores claves de desempeño (KPIs) definidos en las fichas y cargarlos en el archivo de seguimiento establecido.
• Actualizar fichas de procesos existentes bajo los lineamientos metodológicos definidos por el área responsable.
• Crear nuevas fichas de procesos nivel N3 utilizando el formato corporativo vigente, documentando instrucciones, responsables, sistemas utilizados y documentos asociados.
• Mantener el control y orden documental de las fichas dentro del repositorio establecido.
• Reportar periódicamente el avance de carga, actualización y creación de fichas según el plan de trabajo definido.
• Registrar y comunicar oportunamente inconsistencias o información faltante identificada durante la revisión de las fichas.

DIMENSIONES

Habilidad para organizar y estructurar información documental relacionada con procesos operativos, con capacidad de análisis básico para identificar inconsistencias en versiones, riesgos e indicadores dentro de las fichas de procesos; atención al detalle en el registro y control de información dentro de repositorios y archivos maestros; redacción clara y ordenada para documentar instrucciones operativas siguiendo lineamientos metodológicos definidos; organización personal para gestionar volúmenes altos de fichas y reportar avances periódicamente, así como comunicación efectiva para informar hallazgos, inconsistencias o información faltante durante la revisión de procesos.comunicación efectiva para informar hallazgos, inconsistencias o información faltante durante la revisión de procesos.

AUTORIDAD (Decisiones)

Actualización y registro de información dentro del repositorio documental del CSC conforme a los lineamientos establecidos por la organización y carga de fichas de procesos, riesgos e indicadores en los archivos de control definidos, comunicación de inconsistencias o información faltante identificada durante la revisión documental para su validación por parte del responsable del área. El puesto no posee autoridad para aprobar procesos, definir metodologías ni realizar cambios operativos sin revisión previa.

CONOCIMIENTOS, EXPERIENCIA Y HABILIDADES

• Estudiante de Ingeniería Industrial o carrera afín orientada a gestión de procesos, con avance académico intermedio o avanzado.
• Deseable conocimiento básico en documentación y diagramación de procesos adquirido durante la formación académica.
• Conocimiento en procesos financieros será considerado un plus.

• No se requiere experiencia laboral previa.

• Deseable experiencia académica en documentación de procesos, diagramación o manejo de información estructurada.

   

 Requisitos Adicionales

• Manejo intermedio de herramientas ofimáticas (Excel y Word).
• Conocimiento básico en herramientas de diagramación; experiencia en Bizagi será considerada un plus.
• Inglés básico–intermedio será considerado un plus.